info@firmaniz.com ya da ad.soyad@firmaniz.com gibi bir adres, müşterinize yazdığınız her e-postada işletmenizin adını taşır. Kişisel bir e-posta adresiyle de teklif gönderebilirsiniz, ama alan adınızla biten bir adres daha derli toplu görünür ve hesapların kontrolü işletmede kalır. Bir çalışan ayrıldığında adresini kapatabilir ya da kutuyu başka bir çalışana devredebilirsiniz.
Bu yazıda kurumsal e-postanın nasıl alındığını, hangi seçeneklerin olduğunu ve kurulumda karşınıza çıkacak MX, SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını sade bir dille anlatıyoruz.
Kurumsal e-posta nedir?
Kurumsal e-posta, adresin @ işaretinden sonraki kısmında sizin alan adınızın yer aldığı e-postadır. Bunun için iki şeye ihtiyacınız var: bir alan adı ve e-postaları taşıyacak bir e-posta hizmeti. Alan adı ile hosting arasındaki farkı domain ve hosting nedir yazımızda anlattık.
Kurumsal e-posta için iki temel yol
| Seçenek | Nasıl çalışır? | Kimler için uygun? | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| Hosting paketindeki e-posta | Sitenizin durduğu hosting hesabında e-posta kutuları açılır | Az kullanıcısı olan, tek hesapla idare etmek isteyen işletmeler | Hosting değişirse ya da süresi dolarsa e-posta da etkilenir. Kutu boyutunu ve gönderim sınırlarını sorun |
| Google Workspace, Microsoft 365 gibi ayrı hizmetler | E-postalar sağlayıcının kendi sunucularında durur, takvim ve dosya paylaşımı gibi araçlarla birlikte gelir | Telefondan ve bilgisayardan birlikte çalışan ekipler | Yönetici hesabının kimde olacağını ve kullanıcı eklemeyi kimin yapacağını baştan belirleyin |
Bazı alan adı firmaları da e-posta paketi sunar. Hangisini seçerseniz seçin, kurulum adımları ve DNS kayıtları büyük ölçüde aynıdır.
Kurulum adım adım
- Alan adı panelinize erişin. DNS kayıtlarını buradan gireceksiniz. Alan adının ve e-posta hizmetinin yönetici hesabının kimin adına açılacağını yazılı teklifte netleştirin.
- Kullanıcıları listeleyin. Kaç kişiye adres gerektiğini, info@ gibi ortak adresleri ve hangi kutuya kimin erişeceğini belirleyin.
- Alan adını doğrulayın. Sağlayıcı, alan adının size ait olduğunu kanıtlamanızı ister. Google Workspace bunun için DNS kaydı kullanmayı en güvenilir yol olarak gösteriyor. Genelde size verilen bir TXT kaydını alan adı panelinize eklersiniz.
- Posta kutularını açın. Microsoft, e-postanın kesintisiz çalışması için MX kaydını değiştirmeden önce kullanıcıların ve posta kutularının oluşturulmasını öneriyor.
- MX kaydını değiştirin. Sağlayıcının verdiği MX değerini girin ve eski sağlayıcıya ait MX kayıtlarını kaldırın.
- SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını ekleyin. Her birinin ne işe yaradığını aşağıda anlatıyoruz.
- Cihazlara kurun ve test edin. Her kullanıcı telefondan ve bilgisayardan hem e-posta göndersin hem de e-posta alsın.
- Eski e-postaları taşıyın. Microsoft'un belgesine göre MX kaydı değiştiğinde yeni e-postalar yeni hizmete gelir, eskiler ise siz taşımadıkça önceki sağlayıcıda kalır.
DNS kayıtları ne işe yarar?
Kurulumun teknik kısmı, alan adı panelinize girilen birkaç kayıttan oluşur. Değerleri tahmin etmeye çalışmayın. Sağlayıcınızın yönetim panelinde ya da yardım sayfasında nasıl gösteriliyorsa birebir kopyalayın.
| Kayıt | Ne işe yarar? | Dikkat |
|---|---|---|
| MX | Size gönderilen e-postanın hangi sunucuya teslim edileceğini söyler | Eski MX kayıtları kalırsa e-posta düzgün çalışmayabilir |
| SPF | Alan adınız adına hangi sunucuların e-posta gönderebileceğini listeler | Bir alan adında yalnızca bir SPF kaydı olmalı |
| DKIM | Giden e-postaya dijital bir imza ekler | Anahtarı sağlayıcının panelinden alırsınız |
| DMARC | SPF ya da DKIM kontrolünden geçemeyen e-postaya ne yapılacağını söyler ve rapor almanızı sağlar | Önce SPF ve DKIM kurulmalı |
MX kaydı
Biri size e-posta gönderdiğinde, gönderen taraf alan adınızın MX kayıtlarına bakarak e-postayı nereye teslim edeceğini bulur. Google Workspace'in yardım sayfasında, bu yazının yayımlandığı tarihte MX değeri olarak smtp.google.com gösteriliyor ve eski ya da hatalı MX kayıtları bırakılırsa e-postanın düzgün çalışmayabileceği belirtiliyor. Aynı sayfaya göre yeni MX kaydının tanınması 72 saate kadar sürebilir.
SPF kaydı
SPF, alan adınız adına e-posta göndermeye yetkili sunucuları listeleyen bir TXT kaydıdır. Google, SPF'nin giden e-postalarınızın alıcı tarafta spam olarak işaretlenmesini önlemeye yardımcı olduğunu söylüyor. Yalnızca Google Workspace kullanan bir alan adı için örnek kayıt v=spf1 include:_spf.google.com ~all şeklindedir.
Sitenizin iletişim formu, bülten aracınız ya da fatura programınız da alan adınız adına e-posta gönderiyorsa bu servislerin de aynı kayda eklenmesi gerekir. Microsoft'un belgesine göre bir alan adında yalnızca bir SPF kaydı bulunmalıdır, birden fazla SPF kaydı kontrolün hata vermesine yol açar. Bu yüzden yeni bir servis eklerken ikinci bir kayıt açmayın, mevcut kaydı güncelleyin.
DKIM kaydı
DKIM, giden e-postalarınıza dijital bir imza ekleyerek alan adınızın taklit edilmesine karşı koruma sağlar. Google Workspace'te anahtar yönetim konsolunda oluşturulur, alan adı panelinize google._domainkey gibi bir adla TXT kaydı olarak eklenir, ardından konsoldan kimlik doğrulama başlatılır. Google, DKIM'in çalışmaya başlamasının 48 saate kadar sürebileceğini belirtiyor. Microsoft 365'te ise DKIM için iki ayrı CNAME kaydı kullanılır.
DMARC kaydı
DMARC, SPF ya da DKIM kontrolünden geçemeyen e-postalara alıcı sunucunun ne yapacağını söyler. Kayıt, alan adınızın başına _dmarc eklenmiş adrese TXT kaydı olarak girilir. Üç politika seçeneği vardır: none (işlem yapma), quarantine (spam klasörüne gönder) ve reject (reddet).
Google, SPF ya da DKIM'i kurduktan sonra DMARC için 48 saat beklemeyi ve başlangıçta politikayı none olarak ayarlamayı öneriyor. Örnek bir başlangıç kaydı v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@firmaniz.com biçimindedir. Buradaki rua, raporların gönderileceği adrestir. Raporlarda meşru e-postalarınızın kontrolden geçtiğini gördükçe politikayı quarantine ve reject seviyesine taşıyabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Yeni bir servis için ikinci bir SPF kaydı açmak
- Posta kutularını oluşturmadan MX kaydını değiştirmek
- Eski sağlayıcıya ait MX kayıtlarını silmeyi unutmak
- DMARC'ı ilk günden reject politikasıyla başlatmak
- Eski e-postaları taşımadan önceki hizmeti kapatmak
- Yönetici hesabını ayrılan bir çalışanın ya da işi biten bir firmanın elinde bırakmak
Ücreti neler belirler?
Kurumsal e-postanın ücreti; açılacak posta kutusu sayısına, kutu başına depolama alanına, pakete dahil takvim, dosya paylaşımı ve görüntülü görüşme gibi araçlara, ödeme dönemine ve eski e-postaların taşınıp taşınmayacağına göre değişir. Teklif alırken kurulumun, DNS ayarlarının ve taşımanın kapsama dahil olup olmadığını sorun.
Sık sorulan sorular
Kurumsal e-posta ücretsiz alınabilir mi?
Bazı hosting paketlerinde belirli sayıda e-posta kutusu pakete dahil gelir. Google Workspace ya da Microsoft 365 gibi ayrı hizmetler ise genellikle ücretli paketlerle sunulur. Hangi yolun uygun olduğunu kullanıcı sayınıza ve ihtiyaç duyduğunuz araçlara göre belirleyin.
Kurumsal e-posta kurulumu ne kadar sürer?
Hesabı açmak ve kayıtları girmek kısa sürer, ama DNS değişikliklerinin her yerde geçerli olması zaman alır. Google'ın yardım sayfalarına göre yeni MX kaydının tanınması 72 saate, SPF ve DKIM'in çalışmaya başlaması 48 saate kadar sürebilir. Geçişi yoğun olmayan bir döneme planlayın.
MX kaydını değiştirince eski e-postalarım silinir mi?
Microsoft'un belgesine göre MX kaydı değiştiğinde yeni gelen e-postalar yeni hizmete yönelir, eski e-postalar ise siz taşımadıkça önceki sağlayıcıda kalır. Eski hizmetin süresini sonlandırmadan önce e-postaların taşındığından ve yedeklendiğinden emin olun.
E-postalarım neden spam klasörüne düşüyor?
Sebeplerden biri SPF, DKIM ya da DMARC kayıtlarının eksik veya hatalı olmasıdır. Alan adınız adına e-posta gönderen bir servis SPF kaydında yer almıyorsa, o servisten giden e-postalar kontrolden geçemeyebilir. Kayıtlarınızı ücretsiz DNS sorgulama araçlarıyla ya da sağlayıcınızın destek ekibiyle gözden geçirin.
Kısacası
Kurumsal e-posta için bir alan adı, bir e-posta hizmeti ve doğru girilmiş DNS kayıtları gerekir. MX e-postanın nereye geleceğini belirler, SPF, DKIM ve DMARC ise gönderdiğiniz e-postaların alıcı tarafta doğrulanmasına yardımcı olur. Alan adı, e-posta ve site kurulumunu tek muhatapla planlamak isterseniz web tasarım hizmetimize göz atabilirsiniz.