WhatsApp Business Nedir? İşletmeler İçin Kurulum ve Kullanım

Müşterileriniz size zaten WhatsApp'tan yazıyorsa, bu yazışmaları kişisel hesabınızdan yürütmek bir süre sonra karışıklık yaratır. Ailenizin mesajlarıyla sipariş soruları aynı listede birikir, çalışma saatiniz belli olmaz, aynı soruya her gün yeniden cevap yazarsınız.

WhatsApp Business, Meta'nın küçük işletmeler için geliştirdiği ücretsiz uygulamadır. Bu rehberde normal WhatsApp'tan farkını, kurulum adımlarını ve günlük kullanımda işinizi kolaylaştıracak ayarları anlatıyoruz.

WhatsApp Business nedir, normal WhatsApp'tan farkı ne?

WhatsApp Business ayrı bir uygulamadır ve görünüşü normal WhatsApp'a çok benzer. Fark, işletmelere özel araçlardadır: işletme profili, ürün kataloğu, otomatik karşılama ve uzakta mesajları, hızlı yanıtlar ve sohbetleri düzenlemek için etiketler.

Daha büyük işletmeler için bir de WhatsApp Business Platform vardır. Bu bir telefon uygulaması değil, müşteri hizmetleri yazılımları ve otomasyonlarla bağlanan ücretli bir altyapıdır.

Küçük bir işletme için başlangıç noktası ücretsiz uygulamadır. Mesaj trafiğiniz ekip olarak telefondan yönetemeyeceğiniz düzeye geldiğinde Platform seçeneğini değerlendirebilirsiniz.

Kurmadan önce: hangi numarayı kullanacaksınız?

• Ayrı bir işletme numarası kullanın. Kişisel ve iş yazışmalarınız ayrılır, ileride numarayı bir çalışanınıza devretmeniz kolaylaşır.
• Aynı numara iki uygulamada aynı anda kullanılamaz. Aynı telefona iki uygulamayı da kurabilirsiniz, ama her birinin numarası farklı olmalıdır.
• Sabit hat da kullanılabilir. Doğrulama sırasında SMS yerine sesli arama seçeneğini seçerek sabit hat numarasıyla kayıt yapabilirsiniz.
• Mevcut hesabınızı taşıyabilirsiniz. İşletme için kullandığınız normal WhatsApp hesabını Business'a geçirirken sohbet geçmişinizi de aktarabilirsiniz. Tersi, yani Business'taki tüm bilgileri normal WhatsApp'a geri taşımak desteklenmiyor.

Adım adım kurulum

1. Uygulamayı indirin ve numaranızı doğrulayın

Telefonunuzun uygulama mağazasından WhatsApp Business uygulamasını indirin. Numaranızı girin ve gelen kodla doğrulayın. İşletme adınızı tabelada ve faturada nasıl yazıyorsa öyle yazın.

2. İşletme profilini doldurun

Profil, müşterinin size güvenmesini sağlayan kartvizitinizdir. Şunları eksiksiz girin:

• İşletme kategorisi ve kısa bir açıklama
• Adres ya da hizmet verdiğiniz bölge
• Çalışma saatleri
• E-posta ve web sitesi adresi
• Logonuz ya da tabelanızın net bir fotoğrafı

Buradaki ad, adres ve telefonun web sitenizde ve Google İşletme Profilinizde yazanlarla birebir aynı olmasına dikkat edin.

3. Kataloğu oluşturun

Katalog, ürün ya da hizmetlerinizi fotoğraf, fiyat ve kısa açıklamayla listelediğiniz vitrindir. Müşteri "Elinizde ne var?" diye sorduğunda tek tek fotoğraf göndermek yerine kataloğu ya da ilgili ürünü paylaşırsınız. Katalogdaki fiyatları güncel tutun, müşteriye gösterdiğiniz fiyat satış anındaki fiyatla aynı olmalı.

4. Otomatik mesajları ayarlayın

• Karşılama mesajı: Size ilk kez ya da uzun bir aradan sonra yazan kişiye otomatik gider. Kim olduğunuzu ve nasıl yardımcı olabileceğinizi kısaca söyleyin.
• Uzakta mesajı: Çalışma saatleri dışında gelen mesajlara otomatik cevap verir. Ne zaman döneceğinizi açıkça yazın.

5. Hızlı yanıtları hazırlayın

Sık sorulan soruların cevaplarını hızlı yanıt olarak kaydedin: kargo süresi, iade koşulları, ödeme yöntemleri, adres tarifi. Sohbette "/" işaretini yazdığınızda kayıtlı yanıtlar listelenir ve tek dokunuşla gönderilir.

6. Etiketlerle sohbetleri düzenleyin

Etiketler, sohbetleri sipariş aşamasına göre ayırmanızı sağlar. Örneğin şu etiketleri kullanabilirsiniz:

• Yeni müşteri
• Ödeme bekleniyor
• Hazırlanıyor
• Kargoya verildi
• Tamamlandı

Günün sonunda "Ödeme bekleniyor" etiketine bakarak kime dönmeniz gerektiğini kolayca görürsünüz.

7. Size ulaşma bağlantısını paylaşın

WhatsApp'ın tıkla sohbet et özelliğiyle, wa.me adresinin sonuna ülke koduyla birlikte numaranızı ekleyerek bir bağlantı oluşturabilirsiniz. Müşteri bu bağlantıya dokunduğunda numaranızı kaydetmeden size yazabilir. Bağlantıdan bir QR kod da üretebilirsiniz. Bağlantıyı ya da QR kodu şu yerlere ekleyin:

• Web sitenizin iletişim ve ürün sayfaları
• Instagram profiliniz
• Google İşletme Profiliniz
• Paket içi kartlar, broşürler ve tabelanız

Günlük kullanımda dikkat edilecekler

• Siparişi yazılı olarak özetleyin. Ürün, adet, vergiler ve kargo dahil toplam tutar, teslimat adresi ve tahmini teslim tarihini tek mesajda gönderip onay alın. Tüketiciye uzaktan satışta, satın almadan önce toplam fiyatı ve cayma hakkı gibi bilgileri vermeniz gerekir.
• Ödemeyi güvenli yoldan alın. Kart bilgisini yazışmada istemeyin. Web sitenizdeki sepet, havale ya da ödeme bağlantısı gibi yöntemleri kullanın.
• Yedeklemeyi açık tutun. Telefon kaybolduğunda ya da değiştiğinde müşteri yazışmalarınız kaybolmasın.
• Bilgisayardan da yönetin. WhatsApp Web ya da masaüstü uygulamasıyla sohbetleri bilgisayardan yürütebilirsiniz.
• Profil bilgilerini güncel tutun. Tatil, bayram ya da taşınma gibi değişikliklerde çalışma saatlerini ve adresi hemen güncelleyin.

Toplu mesaj ve kampanya kuralları

Müşterilerinize kampanya duyurmak cazip gelebilir, ama burada iki ayrı kural setine dikkat etmeniz gerekir.

Yasal kurallar. 6563 sayılı Kanun'a göre ticari elektronik iletiler, alıcının önceden onayı alınarak gönderilebilir. Bu kuralı SMS ve e-postada olduğu gibi WhatsApp'tan gönderilen kampanya, indirim ve yeni ürün duyurularında da dikkate alın. Müşteri iletişim bilgisini size kendisi verdiyse, aldığı ürün ya da hizmetle ilgili değişiklik, kullanım ve bakım bilgilendirmeleri için ayrıca onay gerekmez. Onayların kaydı ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) yükümlülükleri için bir uzmana danışın.

WhatsApp'ın kuralları. Uygulamadaki toplu duyuru özellikleri son dönemde değişti. Numaranızı kaydeden kişilere gönderilen yayın listelerinin yanında, onay veren müşterilere ücret karşılığı gönderilen işletme yayınları gibi seçenekler bulunuyor ve bunlar ülkeye göre farklılık gösterebiliyor. Güncel seçenekleri uygulamanın araçlar bölümünden kontrol edin. Çok sayıda kişinin engellediği ya da şikâyet ettiği hesaplar kısıtlanabilir, bu yüzden sadece mesaj almak isteyen müşterilere yazın.

Sık sorulan sorular

Kısacası

WhatsApp Business, müşterilerinizin zaten kullandığı bir kanalı düzenli ve profesyonel hâle getirir. Ayrı bir numara, eksiksiz bir profil, güncel katalog, otomatik mesajlar ve etiketlerle bir kez yapılan kurulum her gün zaman kazandırır. Ürünlerinizi web sitenizde gösterip siparişleri ve soruları WhatsApp'tan yöneten bir düzen kurmak isterseniz e-ticaret hizmetimize göz atabilirsiniz.